はじめに

弁護士は、業務上知り得た依頼者の秘密漏洩について刑法上の刑罰が課せられるなど特別な法的義務を負担する反面、保護された秘密については裁判所での証言拒否権、捜査機関からの捜索差押拒否権など、強力な特権を有しています。

これを受けて弁護士法は、弁護士又は弁護士であった者はその職務上知り得た秘密を保持する権利を有し義務を負うと定めています。また、弁護士の自治組織である弁護士会の定める職務基本規程ではさらに具体的に「弁護士は、事件記録を保管又は廃棄するに際しては、秘密及びプライバシーに関する情報が漏れないように注意しなければならない。」とし、積極的な漏洩行為だけでなく保管又は廃棄についても細心の注意を払うよう定められています。

これら法の定める趣旨と確固たる職業倫理に立脚して依頼者の秘密を厳守するため、当弁護士法人においては業務に際して次のような取扱いをするものといたしております。

書類の管理

書類の保管、返還、保存

①　当弁護士法人所属の弁護士・事務員以外の者の目に触れないように、最善の注意を払います。
②　事件終了後、お預かりした書類及び判決文・和解調書など裁判所が作成した正本は原則としてすべて依頼者にお返し致します。
③　判決文・和解調書など裁判所が作成した正本の写しは、当弁護士法人指定の倉庫にて７年間保管します。
④　上記②の書類を当弁護士法人にて保管することを依頼者が希望される場合は、事件終了時に別途協議をさせていただきます。

書類の処分

①　不要になった書類、誤って作成した文書は、シュレッダーにかけ裁断するか、専門業者に委託して溶解処理します。
②　７年間保管する書類以外の書類で別途協議なく当弁護士法人にて保管していたものは、事件終了から３年経過後に上記①と同様の処分をします。

書類の送付

①　受任事件処理の過程で当弁護士法人において作成し、または受領した書類のうち依頼者の判断に必要な書類はその都度写しを依頼者に送付します。
②　依頼者へ書類を郵送する場合は、依頼者が個人の場合は自宅へ、法人の場合は事業所へ、『弁護士法人せせらぎ法律事務所』と記載した封筒にて送付します。ただし、申し出があった場合は送付先または封筒を変更します。
③　ＦＡＸを利用する場合は、送信先番号に十分注意し、送信先番号の声だし確認をするなど細心の注意を払い送信いたします。

電子情報の管理

データの保管

①　データは、事務所内ＬＡＮ上にあるファイルサーバ及び仮想サーバーで保管します。

データ等の持出し、コピー、送信

①　事務職員の私有パソコンの業務への利用は禁止しています。
②　裁判所へ提出などやむを得ない場合、およびデータのバックアップ（データ破壊時などの復旧用）を除き、外部媒体（ＣＤ－ＲＯＭ、フロッピーディスク、メモリーカード、外付け磁気ディスクなど）にコピーしません。
③　作成したファイルをＥメールに添付して送信するときは、必要に応じて、合意の上でパスワード設定を行ってから送信します。

廃棄、処分

①　パソコンを処分する場合は、磁気ディスクの全データを消去後、専門会社に磁気ディスクの物理的破壊を委託します。
②　外部媒体を処分する場合は、物理的に破壊します。

個人情報の第三者への提供

①　当弁護士法人は、依頼者の事前の同意がある場合その他個人情報保護法２３条に定める場合を除き、個人情報を依頼者本人以外の第三者には提供しません。
②　依頼者がお亡くなりになった場合の相続人からの情報提供の申し出に対しては、受任事件の性格、提供を求められた情報、提供を求める理由、必要性等を十分に検討のうえ、提供の可否を決定します。
③　研究のための事例として訴状、判決書等を紹介する場合は、固有名詞を黒塗り、または一般的なものに置き換えて当事者個人を特定できないようにします。

情報開示

①　当弁護士法人、保管する書類について、依頼者本人からの書類の開示または写しの交付の申し出に原則として応じます。ただし、法令または弁護士倫理上の理由で開示できないと判断した情報については開示しないことがあります。
②　事件終了後の開示、謄写の申し出に対しては、必要な費用を請求させていただきます。

守秘義務の徹底

法律事務所内

①　弁護士のみならず事務員全員の守秘義務の徹底を図ります（弁護士には、万一、業務上知り得た秘密を正当な理由なく漏らした場合、「６ヶ月以下の懲役または３０万円以下の罰金」の刑事罰が課せられます。）。
②　認識の陳腐化を防ぐために、少なくとも年に１回、弁護士・事務員参加の会議で事例研究または改善案の検討を行います。

法律事務所外

書類処分会社、コンピュータ環境管理者などの業務委託先とは秘密保持契約を締結するか、もしくは宣誓書を提出させます。

個人情報保護管理者

①　個別事件の個人情報保護については当弁護士法人にて当該事件の担当をさせていただく弁護士がその任を負います。
②　当弁護士法人の個人情報保護管理者は弁護士小川昌幸です。